Fünf Teams schreiben mit KI, und die Firma klingt fünfmal anders.
Der Vertrieb schreibt Angebote mit KI, der Service Antworten auf Reklamationen, die Personalabteilung Stellenanzeigen, das Marketing Beiträge, die Geschäftsführung Reden. Alle nutzen dasselbe Werkzeug. Der Kunde bekommt fünf Firmen: eine, die duzt, eine, die begeistert ist, eine, die bedauert, eine, die verspricht, und eine, die von Leidenschaft spricht.
Das Werkzeug ist nicht die Ursache. Vor der KI klangen die fünf Teams auch verschieden, nur langsamer und in geringerer Menge. Die KI hat die Menge vervielfacht und die Unterschiede sichtbar gemacht, weil jedes Team dem Werkzeug seine eigene Vorstellung von der Firma beschreibt, und die Vorstellung ist bei jedem eine andere. Wer das Problem lösen will, muss die Vorstellung vereinheitlichen, nicht das Werkzeug.
Drei Dinge, die es braucht
- Ein Stilprofil in zehn ZeilenKein Markenhandbuch mit vierzig Seiten, sondern zehn Zeilen, die ein Werkzeug versteht: Anrede, Satzlänge, verbotene Wörter, erlaubte Fachbegriffe, wie Fehler eingeräumt werden, wie Zahlen geschrieben werden, wie ein Text beginnt und endet, und drei Beispiele. Das Profil wird jedem Werkzeug im Unternehmen als feste Anweisung mitgegeben, egal ob Assistent, Projekt oder Vorlage. Es ist die eine Stelle, an der die Stimme der Firma steht.
- Eine gemeinsame VorlagenbibliothekDie zwanzig Textsorten, die im Unternehmen am häufigsten entstehen, je mit einer geprüften Vorlage: Angebotsanschreiben, Reklamationsantwort, Stellenanzeige, Beitrag, Newsletter, Pressemeldung, Absage, Nachfassen. Jede Vorlage enthält das Stilprofil und ein Beispiel. Wer schreibt, beginnt mit der Vorlage, nicht mit einem leeren Fenster und einer eigenen Beschreibung der Firma.
- Eine Stichprobe im MonatZehn Texte aus allen Teams, verdeckt, nebeneinander, von zwei Personen gelesen: Klingt das nach einer Firma? Welche Zeile des Profils wird verletzt? Die Verletzungen werden ins Profil zurückgeschrieben, als neues Verbot oder neues Beispiel. Nach drei Monaten ist das Profil besser als jedes Handbuch, weil es aus den Fehlern gewachsen ist.
Was nicht funktioniert
Das Markenhandbuch in die KI laden. Vierzig Seiten mit Markenwerten, Persönlichkeitsattributen und Bildwelten erzeugen in einem Werkzeug dasselbe wie in einem Menschen: nichts Bestimmtes. Werkzeuge folgen konkreten Anweisungen; Werte sind keine. Aus dem Handbuch lassen sich die zehn Zeilen ableiten, aber jemand muss es tun.
Die Nutzung verbieten. Die Teams schreiben weiter mit KI, nur ohne Vorlage und ohne Profil, und die Firma klingt weiter fünfmal anders, nur heimlich. Die Erlaubnis mit Profil ist die einzige Regel, die eingehalten wird, weil sie die Arbeit leichter macht statt schwerer.
Eine Person, die alles freigibt. Bei der Menge, die fünf Teams mit KI erzeugen, ist eine Freigabestelle ein Stau. Die Stichprobe ersetzt die Freigabe: nicht jeder Text wird geprüft, aber jeder kann geprüft werden, und das reicht.
Wer zuständig ist
Das Profil gehört der Kommunikation, die Vorlagen den Teams, die Stichprobe beiden. Die Kommunikation schreibt die zehn Zeilen und pflegt sie; jedes Team baut seine Vorlagen darauf und ist für sie verantwortlich; die Stichprobe machen zwei Leute aus verschiedenen Teams im Wechsel. Dieselbe Frage stellt sich bei Bildern, die Teams mit KI erzeugen, und sie hat dort eine ähnliche Antwort; der Artikel zu KI-Bildern in vier Abteilungen beschreibt sie.
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