Freigabe­prozess in drei Tagen statt drei Wochen: Was sich ändern muss.

Der typische Freigabeprozess in einem mittelständischen Maschinenbau ist eine Kette: Konstrukteur, prüfender Kollege, Normung, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, manchmal Vertrieb. Jeder bekommt die Zeichnung, wenn der vorherige fertig ist. Jeder hat ein Postfach mit anderen Dingen darin. Jeder findet gelegentlich etwas, das zurück an den Anfang muss. Fünf Stationen mit je zwei Tagen Liegezeit sind zehn Tage ohne eine einzige Rückfrage; mit einer Rückfrage sind es zwanzig.

Sechs Änderungen

1. 01Freigabeklassen statt eines Prozesses für allesEine geänderte Bohrung braucht nicht dieselbe Kette wie eine neue Schweißbaugruppe. Drei Klassen nach Risiko: Kleinänderungen mit Vier-Augen-Prüfung, Standardteile mit Prüfer und Arbeitsvorbereitung, Neuteile mit der vollen Runde. Die meisten Freigaben fallen in die ersten beiden Klassen, und die sind an einem Tag erledigt.
2. 02Parallel statt nacheinanderAlle Prüfer bekommen die Zeichnung gleichzeitig, mit einem Fenster von 48 Stunden. Wer nicht antwortet, hat zugestimmt; wer ablehnt, muss einen Grund aus einer Liste nennen. Das ist die Änderung, die die meiste Zeit spart, und die, gegen die es den meisten Widerstand gibt, weil sie Verantwortung aus dem Postfach holt.
3. 03Vollständigkeit vor dem Start prüfenDie häufigste Rückgabe ist keine fachliche, sondern eine formale: Werkstoff fehlt, Masse fehlt, Oberflächenangabe fehlt, Normteil ohne Sachnummer. Ein PLM kann das vor dem Einreichen prüfen und den Start verweigern. Was nicht vollständig ist, geht nicht in die Runde und kann also auch nicht zurückkommen.
4. 04Ablehnen mit Liste, nicht mit ProsaEine Ablehnung nennt alle Punkte auf einmal, aus einem Katalog, mit Bezug auf die Stelle in der Zeichnung. Eine Ablehnung, die einen Punkt nennt und beim zweiten Durchlauf den nächsten, verdoppelt die Durchlaufzeit. Der Katalog wächst mit den Ablehnungen und wird zur Checkliste für den Konstrukteur vor dem Einreichen.
5. 05Vertretung als Pflicht, nicht als GefallenJede Rolle im Prozess hat eine benannte Vertretung, die nach 24 Stunden ohne Antwort automatisch die Aufgabe bekommt. Urlaub, Krankheit und Messe sind keine Gründe mehr, dass eine Zeichnung liegt.
6. 06Änderungen vom Erstfreigabeprozess trennenEine Änderung an einem freigegebenen Teil hat andere Beteiligte als eine Erstfreigabe: Fertigung, Lagerbestand, laufende Aufträge, Lieferanten. Wer beides durch denselben Prozess schickt, hat einen, der für nichts passt. Zwei Prozesse mit klaren Auslösern sind zusammen schneller als einer für alles.

Was gemessen wird

Durchlaufzeit je Klasse, gemessen vom Einreichen bis zur Freigabe, als Median und als Neunzigstes Perzentil. Der Median zeigt den Normalfall, das Perzentil die Ausreißer, und an den Ausreißern erkennt man, welche Rolle die Kette aufhält. Dazu die Rückgabequote: Anteil der Freigaben, die mindestens einmal zurückgingen. Sinkt sie nicht, greift die Vollständigkeitsprüfung nicht.

Ein tägliches Freigabe-Board von fünfzehn Minuten, in dem alle offenen Vorgänge älter als zwei Tage besprochen werden, ist die Maßnahme mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Wirkung. Es ersetzt keinen Prozess, aber es macht sichtbar, wo er hängt, und zwar am selben Tag statt drei Wochen später.

Was das Werkzeug dazu beiträgt

Ein PLM kann parallele Workflows, Vollständigkeitsprüfungen, Vertretungsregeln und Kennzahlen abbilden; die meisten Systeme haben all das, und in den meisten Betrieben ist es nicht konfiguriert, weil bei der Einführung der alte Prozess nachgebaut wurde. Wer die sechs Änderungen einführt, braucht dafür vor allem eine Entscheidung darüber, wer bei Schweigen zugestimmt hat. Die Konfiguration ist danach eine Woche Arbeit.