Weihnachts­geschäft in der Lebensmittel­produktion: Was sechs Wochen vorher feststehen muss.

Das Weihnachtsgeschäft in der Lebensmittelproduktion beginnt nicht im Dezember. Es beginnt in der Woche, in der der Handel seine Mengen abruft, und die liegt je nach Sortiment im Oktober oder Anfang November. Wer bis dahin nicht die Leute hat, die den Mehrbedarf abdecken, fährt die Spitze mit Überstunden und Ausschuss. Beides ist teurer als die Saisonkraft, und beides fällt erst auf, wenn es zu spät ist.

Der Engpass ist nicht die Produktion, sondern der Arbeitsmarkt. Im Oktober suchen Logistik, Handel und Lebensmittel gleichzeitig, und die Leute, die kurzfristig verfügbar sind, sind nicht die, die man will. Deshalb liegt der Stichtag für die Personalplanung sechs Wochen vor dem ersten Spitzentag. Mitte Oktober für eine Spitze ab Dezember, Anfang September für eine ab Mitte Oktober.

Neun Dinge, die bis dahin feststehen müssen

1. 01Der Bedarf je Woche, nicht je SaisonWie viele Leute in welcher Kalenderwoche an welcher Linie. Eine Zahl für die ganze Saison ist unbrauchbar; die Spitze liegt meist in drei Wochen, und davor und danach ist der Bedarf halb so hoch.
2. 02Die Anfrage beim Dienstleister mit ProfilenNicht „zwanzig Leute“, sondern: acht für Abfüllung mit Hygienebelehrung, sechs für Kommissionierung mit Staplerschein, sechs für Verpackung ohne Vorkenntnisse. Je konkreter die Anfrage, desto besser die Vorauswahl und desto weniger Abgänge in Woche eins.
3. 03Das Schichtmodell und die ZuschlägeLäuft die Spitze in zwei oder drei Schichten, am Samstag, an Feiertagen? Zuschläge müssen vorher feststehen, nicht in der Woche, in der sie fällig werden. Gleiches gilt für die Frage, ob Saisonkräfte in dieselben Schichten gehen wie die Stammbelegschaft.
4. 04Die Hygienebelehrung nach § 43 InfektionsschutzgesetzWer mit unverpackten Lebensmitteln umgeht, braucht vor Beginn eine Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt oder einen beauftragten Arzt. Termine sind im Herbst knapp. Dienstleister mit Lebensmittelschwerpunkt bringen belehrte Leute mit — das ist ein Auswahlkriterium.
5. 05Unterkunft und Weg zur ArbeitSaisonkräfte kommen selten aus dem Ort. Wer Unterkunft und Shuttle nicht organisiert, bekommt Leute, die es selbst tun müssen, und verliert sie an den Betrieb, der es organisiert. Fahrzeiten zum Schichtende prüfen, nicht nur zum Beginn.
6. 06Unterweisung in den Sprachen, die kommenSicherheit, Hygiene, Allergene, Verhalten an der Linie — in Deutsch, Polnisch, Rumänisch, Ukrainisch, je nachdem, wer kommt. Eine Unterweisung, die nicht verstanden wurde, hat nicht stattgefunden.
7. 07Kleidung, Ausweise, SpindeHaarnetze, Kittel, Sicherheitsschuhe in den richtigen Größen, Zugangskarten, Spinde. Das klingt banal und kostet am ersten Tag zwei Stunden je Person, wenn es fehlt — mal zwanzig Personen.
8. 08Eine Ansprechperson je SchichtNicht die Personalabteilung, sondern jemand an der Linie, der weiß, dass die Neuen kommen, wo sie hin sollen und wen sie fragen können. In der Frühschicht, in der Spätschicht, in der Nacht.
9. 09Das Ende der SpitzeWann werden die Leute wieder abgemeldet, wer entscheidet das, wie viel Vorlauf braucht der Dienstleister. Und: Welche der Saisonkräfte will man behalten? Die Entscheidung fällt besser im Dezember mit Erfahrung als im Januar mit Erinnerung.

Der häufigste Fehler

Die Anfrage kommt zu spät und zu ungenau. „Wir brauchen ab November zwanzig Leute“ ist Mitte Oktober keine Anfrage, sondern eine Hoffnung. Dienstleister, die im Herbst gut sind, sind dann ausgebucht; die Leute, die noch verfügbar sind, haben einen Grund, warum sie es sind. Sechs Wochen Vorlauf sind keine Bürokratie, sondern der Unterschied zwischen aussuchen und nehmen, was kommt.

Der zweite Fehler ist, die Saison als Ausnahme zu behandeln. Wer jedes Jahr dieselbe Spitze hat, kann jedes Jahr dieselben Leute fragen. Ein Dienstleister, der im Januar weiß, wen der Betrieb im Oktober wieder will, kann diese Leute halten. Das ist die günstigste Rekrutierung, die es gibt, und sie beginnt mit einer Liste im Dezember.